ビレッジハウスの実際の契約の流れ

ここでは、ビレッジハウスの実際の契約の流れについて説明していきます。

ビレッジハウスの空き部屋を探す

まずは、ビレッジハウスのHPで住みたい地域のビレッジハウスの物件情報を調べます。

▲ビレッジハウスのHPで気になる物件を探す（引用：ビレッジハウス）

ビレッジハウスは、一つの地域でも棟が複数あり、合計すると50～200もの戸数があったりするので、複数の部屋を同時に募集していることも多いです。

希望するビレッジハウスに空きがなかったとしても、戸数が多いため、しばらく待っていると空き部屋が出てきたりしますので、時間に余裕がある時は気長に待ってみましょう。

ちなみに、ビレッジハウスのHPの部屋の写真は全てモデルルームで統一されているため、掲載されている写真に部屋ごとの違いはありません。

つまり、実際の部屋を写している訳ではないため、ネット上だけで即決せず、必ず内見をしてみるのが賢明です。

また、「駐車場あり」と書かれていても、ビレッジハウス全体として駐車場があるだけで、その部屋とセットの駐車場が空いているという意味ではないため、参考になりません。

内見の申込をする

内見申込は電話かメールで行いますが、その時に、希望する部屋の内見希望日と希望時間を伝えて日取りを決めます。

内見の立ち会い担当者は、それぞれの物件ごとに配置された管理人が行います。

ビレッジハウスは物件情報のネット反映の時間が早く、募集されている物件に問い合わせたら、もう先約があり申し込めないというようなことは少ないようです。

部屋と駐車場はセットになっているため、複数の部屋が空いていて、駐車場を希望する場合どれかの部屋が駐車場付きの可能性もあるので、聞いてみましょう。

私の場合、電話で内見を申し込んだのですが、他にも2部屋空いていたため、「一緒に見学されたらどうですか」と勧められ、見ることにしましたが、駐車場のことは聞きませんでした。

部屋を内見する

約束した日時に、そのビレッジハウスに赴き、管理室にいる管理人さんに声をかけ、希望する部屋に案内してもらいます。

内見の際は、HPに乗っている写真や説明と異なる部分などの状態を主に、細部までチェックしましょう。

見るポイントは、部屋によって異なる設備の有無、シンクやドアの高さ、ドアの立て付け、日当たり、コンセントの数、隣の部屋の物音など、人それぞれだと思います。

また、駐車場の有無、自治会の有無、ゴミ捨て場の場所、駐車場がない場合は近隣の駐車場など、その他分からないことなどは管理人さんに聞きましょう。

その時に、管理人さんから入居申込書をもらうので、納得がいく物件ならばその場で即決しし、サインしても構いません。

その際、身分証明書、印鑑、直近1ヶ月の給与明細書のコピーが必要ですので、その意思があるなら用意しておきましょう。

物件の申込をする

内見後、その物件の状態に納得し、契約の意思が固まったら、ビレッジハウスに電話やメール、FAXで申込をしましょう。

その際、もらった申込用紙に必要事項を記入し、ビレッジハウス宛にメールかFAXで翌々日までに送信するということを条件に、その部屋の仮差し押さえができます。

電話やメール、FAXで申込の意思を表示した段階で、他の誰かに物件を先を越される心配はなくなります。

私の場合は、内見時、管理人さんから駐車場がないことを聞かされたため即決はせず、とりあえず保留にしておいたら、他の誰かに先を越されてしまいました。

申込用紙に記入しメールで送信

契約の意思を示したら、管理人さんからもらった申込用紙に、自分の名前、生年月日や勤務先の名称や年収、同居人がいればその方の名前や勤務先などを記載します。

▲契約書に記入しメールかFAXで送信する

また、緊急連絡先か連帯保証人のどちらかに記入し、ニトリサービス、引越しサポートの利用の有無をチェックし、最後にサインして押印します。

他にも、顔写真付きの身分証明書の写し、直近1ヶ月の給与明細書の写し、給与受取口座の通帳の写し、家賃引き落とし口座の写しを撮ります。

また、火災保険に関するもので「損害保険加入に関するお願い」、「保険のご案内に関するお伺い書」と、ニトリでカーテン類を申し込むならば「ニトリ申込書」を記載します。

それらをスキャナーでスキャンするか、写真に撮ってメールに添付するか、FAXにて、ビレッジハウス宛てに送信することで申込が完了します。

不備書類の訂正を行う

その後、送信した書類の内容に不備があったり、追加提出する書類が出たりすると、その書類の不備の訂正や、追加書類の提出というやり取りを複数回行う場合があります。

▲書類不備のお知らせ（引用：ビレッジハウス）

ビレッジハウスから書類不備の訂正のお願いメールが来たら、1週間以内に訂正した書類を添付して返信しないと、申し込みが自動的にキャンセルになってしまいます。

ビレッジハウスでは、契約書類の記入は対面で説明される訳ではなく、分かりにくい部分が多いため、何回か書類不備の訂正や追加書類の提出などを行う方が多いようです。

私の場合、「世帯年収は年収と同額に訂正」というのと、「口座情報は口座番号が記載された部分のコピーが必要」というものなどの不備があったようでした。

審査結果の通知がくる

提出した書類が揃うことでようやく審査に移ることができ、審査が通れば契約可能となり、通らなければもちろん入居不可となります。

▲審査結果の通知（引用：ビレッジハウス）

審査には、早くて3日から、書類不備などのやり取りが長く続くと3週間ほどかかる場合がありますので、注意が必要です。

もし審査が通っていれば、メールなどで契約の意思の有無を示し、契約する場合は入居希望日を記入して返信します。

また、審査の結果、上記のように入居に条件が付けられることもあり、その条件をのむことで契約するかしないかを回答する場合もあります。

私の場合は、書類不備のやり取りが長引いたため審査に19日かかり、敷金2ヶ月分を支払うことを条件として承認され、その条件を了承することで契約することにしました。

契約書に署名し、初期費用を振り込む

その後、ビレッジハウスから「DocuSign」と呼ばれる電子署名システムの契約書がメールにて送信されてきます。

その電契約書を開き、目を通して、納得できればサイン（自分の名前を打ち込む）して返信すれば、正式に契約が成立します。

この他にも、家賃引落口座のオンライン口座振替登録、住まいプラス少額短期保険という火災保険料の振り込み、日割り＆翌月家賃などの初期費用を指定口座に振り込みます。

上記の4点を期限までに行うことで、初めて入居希望日に管理人さんから鍵の引き渡しをしてもらえることになります。

管理人さんから鍵の引き渡し

そして、入居希望日当日、予定のビレッジハウスにいって管理人室に声をかけ、管理人さんから鍵を引き渡してもらうことで、入居できるようになります。

その際、管理人さんから自治体のゴミ出しのルールや収集カレンダーなどの資料、ビレッジハウスのルールブック、電気や水道、ガスなどの連絡先の資料などがもらえます。

また、契約書類にもあった現況確認書ももらえるので、部屋の状況を確認して記入し、1週間以内に管理人室のポストに投函しましょう。

以上が、ビレッジハウスの入居までの大まかな流れになります。

まとめ

ビレッジハウスは、一般の不動産屋とは異なり、電子契約というネット上でのやり取りになりますので、そこが家賃の安さの秘密でもあります。

また、何回も店舗に足を運ぶ必要がないため、手間が省け、遠距離の引越しの際などは非常に便利です。

このように、契約方法は最新なのにもかかわらず、建物は古いというアンバランスなビレッジハウス、ひとつ検討してみてはどうでしょう。