ここでは、オンラインで契約を交わすビレッジハウスの申込書の記入方法について解説します。
ビレッジハウスは非対面の電子契約
一般的な不動産会社では、賃貸アパートを借りる際、担当者と対面でやり取りが行われるため、申込書類や契約書類の記入に分からない部分があれば随時質問することができます。
しかし、ビレッジハウスの場合は、店舗を構えず、担当者とは非対面で行う電子契約のため、全てメールにより行われることになります。
そのため、記入した書類を担当者が目の前でチェックできないため、送信した書類に不備があった場合、後から訂正を求められ、再度送信するという手間がかかってきます。
このやり取りが長く続くと、せっかく早く申し込んでのに、いつまでたっても審査が始まらず、入居が遅れてしまうという事態になってしまいます。
もちろん、分からない部分があれば電話などで聞くこともできますが、分かっていたつもりで記入した部分は送信後にチェックされるため、結局不備を指摘されてしまうのです。
ここでは、その書類不備ができるだけ少なくなるよう、申込書類の書き方について解説していきます。
個人申込書の記入
まず、内見時に申し込みの意向を示せば、管理人さんから個人申込書を渡され、それを提出することにより、物件の仮押さえができるようになります。
個人申込書の上段の物件概要のところに、「フリーレント有り」「キャッシュバック有り」と書かれてあれば、それぞれの対象物件になります。
▲個人申込書1枚目
エアコン、キッチン給湯、ガスコンロ、洗面台、温水洗浄便座などのオプションに関しては、希望すると家賃に上乗せされて、毎月支払いが続くことになるので注意が必要です。
ただし、エアコンやキッチン給湯などは既に備え付けられていることが多く、家賃にその分が反映されているため、希望しても選ぶ必要はありません。
駐車場は空きがある場合のみ利用することができますが、空きがない場合は、利用したくても「利用しない」を選択せざるを得ません。
契約者の情報として、名前、電話番号、生年月日、勤務先、その住所や電話番号を記入します。勤務先は在籍確認を取られますので正確に記入しましょう。
また、世帯年収の欄は、現在の住まいのものではなく、ビレッジハウスに引っ越し後のものになりますので、一人暮らしの場合は年収と世帯年収は同じになります。
緊急連絡先、連帯保証人について
個人申込書の2枚目には、同居人がいれば、その方の氏名、性別、生年月日、関係、勤務先や学校名を記入します。
▲個人申込書2、3枚目
緊急連絡先、連帯保証人情報はどちらに記入しても構いません。
ビレッジハウスのHPには「連帯保証人は不要」と記載されていますが、記入欄はあるようで、連帯保証人を設けない場合は、緊急連絡先だけを記載すればOKです。
ただ、自身の収入が低かったり、不安定な場合は、審査に受かりやすくするためや、敷金を取られないようにするために、できるだけ連帯保証人を立てた方がいいでしょう。
ただし、連帯保証人を立てる場合は、その方の身分証明書の写し、直近の収入証明書類が必要になります。
3枚目は、申込記入内容や必要書類などの確認事項の項目で、それぞれにチェックして、最後に自身の名前をサインし、押印します。
身分証明書、銀行口座の写し
本人確認として、顔写真付きの身分証明書の写しをコピーして添付します。運転免許証なら、表裏の両面をコピーします。
連帯保証人を立てる場合、その方の身分証明書の写しを両面と、直近の収入証明書の写しを取ります。
そして「給与受取口座の写し」と「家賃引き落とし口座の写し」は、別々であればそれぞれの写しが必要になりますが、同じであれば一つの口座で構いません。
また、その口座はそれぞれ、通帳の口座番号や名義人の記載されている面と、最終残高の分かる取引面の2枚が必要になります。
給与明細の写し
また、勤務先の給与明細の写しとして、直近1ヶ月分のものをコピーし、添付します。
申込書類に「収入および就業証明書」が添付されていますが、給与明細の写しがあれば、基本的には不要だとビレッジハウス側からは言われます。
ただし、ビレッジハウスが勤務先に在籍確認をした際、在籍確認できない場合や、勤務先が個人情報の観点から返答できない場合など、後々から提出を求められる場合が多々あります。
ここで問題になるのが、もしビレッジハウスから追加書類などの提出を後から求められた場合、1週間以内に返信しないと申し込みがキャンセルになってしまうことです。
勤務先に就業証明書を書いてもらう場合、会社によっては時間がかかる場合が多いので、期限があることを勤務先に伝えて、できるだけ早く記入してもらいましょう。
また、就業証明書の提出を求められることがあることも踏まえ、審査中はこまめにメールをチェックし、できるだけ早く対応できるようにしておく必要があります。
私の場合は、勤務先が個人情報の観点から在籍確認の返答をしなかったため、就業証明書の提出を求められましたが、メールに気付いたのが3日後と遅れてしまいました。
火災保険の加入
以前のビレッジハウスは、入居すると自然と火災保険に入ることになるものの、火災保険料を取られることはありませんでしたが、現在では加入とその支払いが義務になっています。
火災保険は、ビレッジハウスが直接取り扱うのではなく、ビレッジハウスが委託する「住まいプラス少額短期保険」という火災保険に加入することになります。
左の「損害保険等の加入に関するお願い」の書類は、入居に関して火災保険に入ることが必要条件ですよということを謳っていて、それを了承する意味でサインをします。
つまり、「この書類にサイン＝火災保険に加入した」という意味ではありません。
一方、「保険のご案内に関するお伺い書」は、火災保険という名称がどこにも書かれておらず、一見、ビレッジハウスによる家財保険の宣伝のように見えます。
しかし、これがビレッジハウスが住まいプラス少額短期保険株式会社に委託する公式な火災保険であり、基本的に入居者はみなこれに加入することになります。
ただし、自分で別の保険に加入する場合は、加入する必要はありません。
私は、「損害保険等の加入に関するお願い」の書類がビレッジハウスの火災保険だと思い、「保険のご案内に関するお伺い書」に加入しないを選択してしまいましたが、後から気付いて訂正してもらいました。
ニトリサービス
ニトリのカーテンとシーリングライトを申し込む場合、申込用紙に必要なものと個数を記入して提出します。
店頭価格の5%オフで販売していますが、カーテンは3種類、シーリングライトは1種類だけのため、自分の好みで商品を選ぶことができないため、あまりお勧めはしません。
しかも、カーテンは非常に薄く質素な素材であり、一枚の薄い窓ガラスだけというビレッジハウスではその断熱効果が薄く、冬の寒さに耐えるには十分な対応ができません。
カーテンは確かに安いですが、安物買いの銭失いになっては意味がないため、正直、ニトリサービスには申し込まずに、自分でしっかりとした商品を購入した方が賢明だと思います。
シーリングライトもネットで買った方が安くて高性能のものがあり、3万円のキャッシュバックは、全額、家賃に支払った方がいいでしょう。
まとめ
ビレッジハウスでは、非対面の電子契約のため、申込書類の記入方法を直接担当者に聞けず、また他の不動産会社より提出する書類が多いため、不備が発生しやすくなっています。
しかし、このようなシステムにしているからこそ、家賃や初期費用が安く済むのであり、できるだけ出費を抑えたい方は、このやりにくさを受け入れる心持ちを持つといいでしょう。
分かりにくい申込用紙の記入に、この記事が参考になれば幸いです。
